Ontvangsten volgen je betalingen

Waarom de betaaldatum en niet de besteldatum?

Een dagontvangstenboek houdt je ontvangsten bij: het geld dat op een bepaalde dag effectief bij jou is toegekomen. Dat is niet noodzakelijk de dag waarop de klant zijn bestelling plaatste.

Denk aan een klant die op maandagavond om 23.50 uur afrekent, waarbij de betaling pas dinsdag om 00.05 uur wordt bevestigd. De bestelling staat in Shopify op maandag, maar je hebt het geld op dinsdag ontvangen. Alestra plaatst die ontvangst dus op dinsdag. Zo sluit je boek aan bij je effectieve kasstroom, en niet bij je orderadministratie.

Welke transacties tellen mee?

Alleen geslaagde betaaltransacties komen in je dagontvangstenboek terecht. Mislukte, geweigerde of nog openstaande betaalpogingen worden niet meegerekend, ook al hoort er een bestelling bij.

Sommige betaalmethodes registreren twee stappen: eerst een autorisatie of verkoop, en later de effectieve inning. Staan beide stappen bij dezelfde bestelling, dan gebruikt Alestra de inning. Zo wordt hetzelfde bedrag nooit twee keer opgenomen.

Gesplitste betalingen

Betaalt een klant één bestelling met twee middelen, bijvoorbeeld deels met een cadeaubon en deels met een kaart, dan ontstaan er meerdere transacties. Dat is volstrekt normaal, zeker aan de kassa.

Alestra telt die transacties samen tot één logische betaling wanneer ze kort na elkaar plaatsvinden, binnen een venster van ongeveer vijf minuten. Zo zie je één ontvangst in plaats van losse fragmenten.

Eén belangrijke uitzondering: transacties worden nooit over middernacht samengevoegd. Vallen de twee delen aan weerszijden van een dagovergang, dan blijven ze op hun eigen dag staan. Anders zou een afgesloten dag achteraf nog moeten wijzigen, en dat mag niet gebeuren. Zie Correcties en onaanpasbaarheid.

Op welke dag komt een verkoop terecht als je in het buitenland bent?

De dagindeling volgt altijd de Belgische tijdzone (Europe/Brussels), inclusief zomer- en wintertijd. Waar jij of je klant zich bevindt, verandert daar niets aan. Je boek blijft dus consistent met de Belgische boekhoudkalender, ook als je vanuit een andere tijdzone verkoopt of je rapport bekijkt.

Wat als het ontvangen bedrag afwijkt van de bestelling?

Alestra vergelijkt per bestelling wat je op basis van de orderinhoud zou verwachten met wat er via de transacties effectief is binnengekomen. Klopt dat niet, bijvoorbeeld door een gedeeltelijke betaling of een handmatige aanpassing in Shopify, dan verschijnt daar een melding bij in je rapport.

Je btw-uitsplitsing wordt in dat geval afgestemd op het bedrag dat je werkelijk hebt ontvangen, zodat je totalen per tarief blijven kloppen met je kas. Zie Btw-tarieven in je rapport.

Kort samengevat

Deze uitleg is informatief en vervangt geen boekhoudkundig of fiscaal advies. Raadpleeg je boekhouder voor de toepassing in je concrete situatie.