Taal en voorkeuren
Kies de weergavetaal van de app: automatisch (volgt uw Shopify-taalinstelling), Nederlands, Frans, Duits of Engels. Diezelfde taal bepaalt ook in welke taal uw exports (UBL, PDF) worden opgesteld.
Facturen uitsluiten
Deze optie staat standaard uit. Zet u hem aan, dan verschijnen de factuurknoppen in Shopify admin en kan u orders markeren als "gefactureerd" zodat ze niet dubbel in uw dagontvangsten terechtkomen. Zie Facturen markeren voor hoe dat in zijn werk gaat.
Excel-export met twee tabbladen
Zet u "Excel-export altijd met twee tabbladen" aan, dan bevat elke Excel-export automatisch een tabblad Verzendkosten inbegrepen en een tabblad Verzendkosten apart. Staat de optie uit, dan krijgt u één tabblad met de weergave die u bij het exporteren zelf kiest.
UBL- en PDF-export
Schakel deze optie in om UBL- en PDF-bestanden te kunnen exporteren en meesturen in automatische e-mails. Vul daarna uw bedrijfsgegevens in: bedrijfsnaam, btw-nummer met landcode (bv. BE0123456749), straat, postcode, stad en landcode. Deze gegevens komen in de hoofding van uw UBL- en PDF-bestanden en zijn verplicht. Zolang ze niet volledig zijn, blijven zowel UBL als PDF uitgeschakeld in uw exportopties, met de reden zichtbaar als tooltip.
Verzendkosten apart boeken
Wilt u verzendkosten apart van de goederen tonen in UBL en PDF, per btw-tarief? Zet dan "Verzendkosten apart in UBL en PDF" aan. Uw btw-subtotalen per tarief blijven ongewijzigd, enkel de indeling verandert, zodat uw boekhouder de verzending apart kan boeken.
Zodra u deze splitsing aanzet, verschijnt het blok Grootboekrekeningen (UBL) met twee rekeningnummers: Grootboekrekening verzendkosten (standaard 700200) en Grootboekrekening waardebonnen 0% (standaard 493100). Bespreek met uw boekhouder welke grootboekrekeningen hier ingevuld moeten worden. Laat u een rekeningnummer leeg, dan wordt er geen aparte rekening meegegeven voor die lijn. Meer over hoe verzendkosten in uw rapport verschijnen: Verzendkosten in uw rapport.
Export en automatisering
Wilt u maandelijks automatisch uw rapport naar uw boekhouder laten sturen?
- Schakel de optie voor "Automatische export en verzending op de eerste dag van de maand" in.
- Vul het e-mailadres van de ontvanger(s) in, bijvoorbeeld het adres van uw boekhouder, en eventueel cc- en bcc-adressen.
- Geef de automatische mail een onderwerp en een inhoud. U kan
{{month}}en{{year}}gebruiken als tekstvariabelen. - Kies uw afzender: verzenden via Alestra (meteen klaar, geen verdere configuratie nodig), of verzenden met uw eigen domein (bv. boekhouding@uwbedrijf.be), wat een extra activatiestap vereist.
- Kies welke exporttypes u automatisch wil meesturen: PDF, CSV, Excel of UBL. PDF en UBL zijn beide enkel beschikbaar wanneer UBL- en PDF-export aanstaat en uw bedrijfsgegevens volledig zijn.
- Verstuur een testmail om de werking van uw configuratie na te kijken. Dat kan altijd via de gedeelde Alestra-afzender, ook zonder eigen domein of activatie.
- Bewaar uw instellingen.
Automatische rapporten worden verstuurd op de eerste dag van elke maand, voor de afgelopen maand.
Verzenden vanaf uw eigen domein
Kiest u voor uw eigen domein, dan doorloopt u een kort activatietraject: domein verifiëren via DNS-records die u of uw IT-partner toevoegt, afzenderadres activeren zodra het domein geverifieerd is, en een testmail versturen na activatie om alles te controleren.
U vult domeinnaam, gebruikersnaam, ontvangers en de rest van de configuratie in één keer in en slaat pas op het einde op. Wijzigt u nadien de domeinnaam, dan moet u opnieuw door de volledige verificatie. Wijzigt u enkel de gebruikersnaam (het deel voor de @), dan blijft uw domeinverificatie geldig en moet enkel het afzenderadres opnieuw geactiveerd worden.
Gebruikt u al e-mail op dit domein? Laat de DNS-wijzigingen door uw IT-partner of mailbeheerder uitvoeren. Een verkeerde SPF- of DKIM-instelling kan de aflevering van uw bestaande mailboxen verstoren.
U ziet steeds duidelijk in welke fase u zit: Nog niet opgeslagen → Opgeslagen, nog niet actief → Activatie bezig → Actief.
Abonnement
Bovenaan Instellingen ziet u uw huidige plan, met een knop Plan wijzigen die u naar de Shopify-plankeuzepagina brengt. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van uw plan:
- Gratis: tot 50 bestellingen per maand.
- Basis: inclusief meldingen bij afwijkingen (reconciliatie) en het uitsluiten van facturen.
- Pro: inclusief UBL- en PDF-export en automatische boekhoudermail.
- Business: toegang tot alle functies, waaronder btw-inzichten en onbeperkt volume.