Shopify en het dagontvangstenboek: waarom standaardrapporten niet volstaan

Heeft u een Shopify-(web)shop in België en verkoopt u aan particulieren zonder telkens een factuur uit te reiken? Dan bent u verplicht om een dagontvangstenboek bij te houden.

Veel ondernemers denken dat ze dit gewoon uit Shopify kunnen exporteren. In de praktijk klopt dat niet helemaal, en dat kan bij een btw-controle vervelende vragen opleveren. Hier leest u waarom.

Wat het dagontvangstenboek vereist

Wanneer u niet voor elke verkoop een factuur uitreikt, wat bij B2C-webshops meestal het geval is, moet u dagelijks uw ontvangsten registreren in een dagontvangstenboek. Dat register moet:

• Dagtotalen bevatten
• Een correcte opsplitsing per btw-tarief tonen
• Chronologisch en volledig zijn
• Gebaseerd zijn op de betaaldatum, niet de besteldatum

Dat laatste punt is cruciaal, en precies waar standaard Shopify-rapporten misgaan.

Besteldatum versus betaaldatum: het fundamentele probleem

Shopify rapporteert standaard op besteldatum: de dag waarop een bestelling geplaatst wordt. Het Belgische dagontvangstenboek verwacht rapportering op betaaldatum: de dag waarop de betaling verwerkt wordt. Dat verschil is juridisch belangrijk.

Met standaard Shopify-rapporten kan u dus geen juridisch correct dagontvangstenboek opstellen. Dat is geen detail, het is een verschil in rapporteringslogica.

Waarom dit in de praktijk problemen veroorzaakt

Veel ondernemers exporteren Shopify-rapporten, bouwen manuele Excel-bestanden en proberen zelf correcties door te voeren. Maar het probleem zit niet alleen in de datumlogica: een dagontvangstenboek moet ook vast en reproduceerbaar zijn. Eens geregistreerd, mag een dag niet zomaar achteraf wijzigen (meer hierover leest u in Correcties en onaanpasbaarheid). Werkt u met rapporten die achteraf nog veranderen, manueel aangepast worden of waarvan de onderliggende logica niet klopt, dan leidt dat tot vragen van uw boekhouder of bij een controle. Dat kost tijd, energie en zorgt voor onnodige onzekerheid.

Wat is dan wél een correcte aanpak?

Een correcte oplossing voor Belgische Shopify-ondernemers moet:

• Werken op betaaldatum, niet besteldatum
• Dagtotalen automatisch berekenen
• Omzet correct opsplitsen per btw-tarief
• Terugbetalingen consistent verwerken
• Historische gegevens stabiel bewaren

Kortom: u heeft een oplossing nodig die vertrekt vanuit Belgische fiscale logica, niet alleen vanuit e-commerce rapportering.

Dat is precies waarom we Alestra Dagontvangstenboek ontwikkelen: een Shopify-app die specifiek focust op het Belgische dagontvangstenboek, met een correct en reproduceerbaar dagoverzicht, volledig gebouwd op betaaldatum. Geen manuele Excel-bestanden, geen discussie met uw boekhouder of bij controle. We werken samen met een beperkte groep Belgische ondernemers en hun accountants in early access om dit te valideren in echte boekhoudsituaties.

Dit artikel is informatief bedoeld en geen fiscaal advies. Twijfelt u over uw eigen situatie, bespreek het dan met uw boekhouder.