Wat wordt er verstuurd, en wanneer?
Zodra een maand voorbij is, stuurt Alestra automatisch het dagontvangstenboek van die afgelopen maand door. Dat gebeurt in de nacht, kort na de maandwissel, volgens de Belgische tijdzone. Je krijgt dus begin februari het rapport van januari.
De mail is optioneel. Zolang je geen ontvanger instelt, verstuurt Alestra niets.
Ontvangers instellen
Je vult minstens één ontvanger in bij Ontvangers (To). Typ een e-mailadres en druk op Enter of komma om het toe te voegen; zo kan je er meerdere achter elkaar plaatsen.
Daarnaast kan je optioneel Cc en Bcc gebruiken. Cc is handig om zelf een kopie te ontvangen of een tweede kantoor mee te nemen. Bcc-ontvangers zijn niet zichtbaar voor de anderen, wat past voor een archiefadres.
Onderwerp en inhoud
Onderwerp en inhoudstekst kan je zelf schrijven. Daarin gebruik je twee tekstvariabelen die Alestra bij het verzenden invult:
{{month}} | De maand van het rapport, bijvoorbeeld januari |
|---|---|
{{year}} | Het jaartal van het rapport, bijvoorbeeld 2026 |
Zo blijft één vaste tekst elke maand kloppen, zonder dat je hem hoeft aan te passen.
Welke bijlagen gaan er mee?
Je kiest zelf in welke formaten het rapport wordt meegestuurd. Je kan er meerdere combineren:
| Nette, afdrukbare versie om te lezen of te bewaren | |
| Excel | Klaar-voor-gebruik overzicht om mee te werken |
| CSV | Ruwe data, makkelijk in te lezen in een spreadsheet |
| UBL | Gestructureerde export voor een automatische koppeling met een boekhoudpakket |
Kies je UBL, zorg er dan voor dat je bedrijfsgegevens volledig zijn ingevuld. Zie Exporteer naar Excel, CSV, UBL en PDF, waar ook de UBL-export naar Clearfacts stap voor stap staat.
Eerst uitproberen
Je kan een testmail versturen om te zien hoe je onderwerp, tekst en bijlagen bij de ontvanger aankomen. Let op: zo'n testmail wordt echt verzonden. Stuur die dus bij voorkeur eerst naar je eigen adres.
Wat als je geen mail ontvangt?
Als er voor een maand geen rapport of geen enkele bijlage opgebouwd kan worden, verstuurt Alestra liever niets dan een lege mail. Controleer in dat geval of er minstens één ontvanger en één formaat is ingesteld, en of er voor die maand effectief ontvangsten waren. Blijft het onduidelijk, laat het ons weten.
Kort samengevat
| Wat | Het dagontvangstenboek van de afgelopen maand |
|---|---|
| Wanneer | Automatisch in de nacht na de maandwissel |
| Naar wie | Eén of meer ontvangers, optioneel met Cc en Bcc |
| Bijlagen | PDF, Excel, CSV en/of UBL, naar keuze |
Deze uitleg is informatief en vervangt geen boekhoudkundig of fiscaal advies. Raadpleeg je boekhouder voor de toepassing in je concrete situatie.